Skills para uma gestão em regime de Home office

Skills? Home office?

Calma, você já vai entender.

Sabemos que, cada vez mais, a tecnologia vem transformando as relações humanas, certo?

Em tempos de isolamento social, devido à pandemia do novo coronavírus, ela vem desempenhando um papel ainda mais intenso e transformador neste âmbito.

Sendo assim, não dá pra ficar de fora das novidades, mesmo quando elas aparecem como palavras desconhecidas, não é verdade?

Pois então, quando falamos de transformações nas relações humanas, estamos falando também das transformações no âmbito do trabalho.

Muitas empresas vêm adotando alternativas de trabalho que acompanham essas mudanças, no caso do mercado imobiliário não é diferente.

As incorporadoras por exemplo, são responsáveis por pesquisar, encontrar oportunidades, adquirir terreno, realizar estudos de viabilidade, entre outras coisas, para a prática de qualquer tipo de empreendimento imobiliário.

Ou seja, são responsáveis por orquestrar um negócio imobiliário, avaliando as possibilidades de iniciação ou não de um novo empreendimento.

As incorporadoras, portanto, permitem a adoção, quando bem aplicados e administrados, de modelos como o Home office.

Principalmente em tempos em que o isolamento social é fundamental para contribuir no combate ao covid-19.

Não podemos deixar, evidentemente, de nos solidarizar com os todos aqueles que perderam entes queridos nesse momento de crise.

E de lembrar que é muito importante que cada um faça a sua parte. 

Por isso, se puder, fique em casa!

Agora sim, vamos falar sobre skills para o trabalho Home office.

Skills é o mesmo que habilidades em inglês.

O Home office é, atualmente, um dos grandes temas discutidos, quando o assunto é trabalho do futuro.

E por ser um termo relativamente recente no Brasil, é importante que sejam feitos alguns esclarecimentos.

Primeiramente, home office não significa trabalho em casa, ou escritório em casa.

Apesar desta ser a tradução literal do termo, no Brasil ele define de forma genérica o trabalho que é realizado em espaço alternativo ao escritório da empresa.

Este local pode ser, ou não, um escritório em casa. Uma pessoa pode trabalhar “home office” em cafés, hotéis, aeroportos, táxis, parques, etc.

Os melhores termos para definir o Home office são: trabalho remoto ou trabalho à distância.

Mesmo sendo uma minoria entre os trabalhadores, em sua maioria informais, o “privilégio” de trabalhar Home office já vinha crescendo mesmo antes da crise pela qual estamos passando (a pandemia do novo coronavírus).

No Brasil, os números mais recentes do IBGE, datados de 2018 e divulgados no final de 2019, revelam que, de 2012 até a referida data, o crescimento do Home office foi de 44,4%, o que corresponde a um total de 3,8 milhões de pessoas.

Muito bem, agora que você já sabe do que estamos falando, vamos ao que interessa.

O papel da liderança no processo de desenvolvimento de habilidades para atuar no modelo de trabalho à distância

Bem, sabemos como a figura do líder é importante para uma organização. Afinal, é ele quem determina as providências para a execução das tarefas, e qual delas cada um deve executar.

E para isso, o líder deve ter a capacidade de motivar e conduzir sua equipe de maneira com que o objetivo proposto seja alcançado com sucesso.

Sendo assim, além de administrar o trabalho, ser visionário e criativo, entre outras qualidades de um bom líder, é necessário que este tenha a habilidade de enxergar o ser humano como um indivíduo único dentro de um coletivo.

E ainda, é extremamente importante que ele seja autoconfiante, flexível e humilde, para que tenha capacidade se reinventar e inovar.

Bem, tudo isso nós já sabemos, a pergunta que fica é: como fazer essa gestão trabalhando à distância?

A boa notícia é que existem posturas e dicas que vão ajudá-lo a desempenhar este papel de liderança com sucesso, mesmo em regime de Home office.

E, é claro, isso tudo conta também com o processo de adaptação da equipe como um todo.

Por isso, diferente do modelo tradicional de trabalho com controle de horários para chegar e sair, a liderança, nesse contexto, precisa garantir que todos saibam das suas atribuições e das metas, para que consigam produzir sem ninguém estar olhando.

Continue com a gente e conheça as skills (habilidades) fundamentais para uma boa gestão em regime de Home office.

Skills para gestão em Home office

Não adianta mudar para o modelo de trabalho à distância e esperar todos online das 9h às 18h.

Na verdade você terá esse controle definindo os resultados e as entregas esperadas para cada função, e assim avaliando, utilizando critérios específicos, o desempenho de cada um.

Confira agora as 4 coisas que você precisa saber para uma boa gestão em regime de Home office.

  1. Colabore para a saúde mental da equipe (Comunicação, interação, motivação, etc.)

Este é o tópico nº1 pois está entre as coisas mais importantes nesse processo de adaptação.

A principal atenção agora é com a equipe. Por isso, mostre-se disponível e seja fonte e otimismo e segurança.

Comunique muito, com o máximo de clareza possível. Esteja o tempo todo conectado com os integrantes do seu time. Sem esquecer de pensar, é claro, nas hipóteses e nos possíveis imprevistos.

Pois, estando em casa, os membros da equipe estão sujeitos a interferências de cunho pessoal.

Em todo caso, é importante manter uma comunicação ativa. Quando houverem reuniões ou coletivas, comece fazendo um checkpoint pessoal, por exemplo.

Pergunte o que as pessoas fizeram no fim de semana, como estão se adaptando ao trabalho à distância, como está a família e a rotina de casa, etc.

Esse quebra-gelo é muito importante. Estimule as conversas de café, comuns no modelo presencial.

Faça reuniões de videoconferência com a câmera aberta. Faz diferença olhar para o rosto de todos.

É recomendável também que você tenha um canal de comunicação digital para suporte técnico e psicológico para o time.

E não se preocupe, falaremos aqui sobre as ferramentas que você pode utilizar para manter essa comunicação ativa, realizar reuniões e interagir com sua equipe.

Finalizando esse tópico, é importante ter em mente, e algumas vezes lembrar o time, de que ninguém é mais produtivo trabalhando por oito horas ininterruptas. Seja onde, ou como for, isso não é algo saudável. Estabeleça processos e rituais (falaremos no próximo tópico).

  1. Estabeleça processos e rituais

O trabalho à distância exige algumas mudanças nos processos de qualquer organização. Desde detalhes triviais às mais complexas adaptações. Por isso, é recomendado criar rituais antes do início do trabalho home office.

Faça tudo como se você fosse sair para trabalhar, por exemplo. Tome um bom café da manhã, coloque uma roupa adequada e esteja arrumado para a ocasião.

Isso contribui para que seu cérebro e seu corpo, bem como as pessoas que moram com você, entendam que aquele momento é o momento do trabalho.

Esse modelo de trabalho exige uma grande dose de profissionalismo e esta atitude começa na hora de se vestir para trabalhar.

Isto não significa que você deva colocar terno e gravata todos os dias. O importante é trabalhar com uma roupa confortável, mas que transmita uma atitude profissional para si mesmo e para os outros.

Outra dica é convidar o time a estabelecer horários para começar a trabalhar, almoçar, pausar e, enfim, encerrar o dia. São rituais que contribuem no fortalecimento dos processos.

Quanto a estes, os processos, é importante que eles estejam bem documentados e que possibilitem que a equipe expresse o que está fazendo.

Defina junto da equipe os canais de comunicação de acordo com a demanda de utilização. Mensagens urgentes, por exemplo, pedem que você ligue ou mande um WhatsApp. Já para outros assuntos, utilize ferramentas de chat ou e-mail.

Já falamos, mas vale lembrar, dedicaremos um tópico exclusivo para falar sobre algumas ferramentas disponíveis.

De modo geral, mantenha, ou adapte, todos os processos e rituais de costume. Agora, mais do que nunca, a equipe precisa dessa rotina e das interações.

  1. Faça reuniões periódicas

Encontros periódicos são de extrema importância para qualquer organização. Reuniões que criam compromissos com a equipe são um exemplo.

Elas são importantes para ajudar no foco e alinhamento de metas e expectativas de toda a equipe e dos gestores. No trabalho Home office não é diferente. Aliás, arrisco dizer que são ainda mais fundamentais.

Existem ferramentas e aplicativos disponíveis para a realização destas reuniões através de videoconferências (falaremos mais adiante).

A dica é que as reuniões tenham pauta bem definida e não sejam muito extensas. Veja a seguir, alguns exemplos de reuniões em Home office e como conduzi-las:

  • Reuniões diárias

As reuniões diárias são úteis para fortalecer o alinhamento dos processos e organizar melhor o trabalho, geralmente tem curta duração e pautas bem definidas. Procure conduzir o encontro tendo em mente três questões a serem exploradas de maneira sucinta:

  • O que foi feito no dia anterior;
  • O que planeja fazer no dia;
  • E se existe alguma dificuldade ou impedimento para a realização de alguma tarefa.

Uma rotina de planejamento diário possibilita um maior controle sobre o próprio tempo.

  • Reuniões de desempenho

As reuniões desempenho podem ter um intervalo maior entre si, geralmente são quinzenais ou mensais, isso vai de cada caso.

De qualquer forma, é recomendável manter a disciplina e a frequência delas, pois são nelas que a equipe se mobiliza para avaliar o desempenho dos indicadores e checar se as entregas planejadas foram cumpridas.

Elas costumam ser um pouco mais longas. É aconselhável a utilização de documentos compartilhados online.

Além disso, é importante estabelecer também alguns intervalos durante a reunião para torná-la menos cansativa.

  • Reuniões de kick-off

Por fim, temos as reuniões de kick-off, bem comuns quando se inicia um novo projeto.

Elas são importantes pois possibilitam que todas as partes interessadas alinhem suas expectativas antes do início das atividades, para que o resultado satisfaça as necessidades do cliente e não extrapole os prazos e recursos disponíveis.

  1. Utilize ferramentas que facilitam o trabalho em Home office

Bem, como já mencionamos, o momento é de mudanças. Muitas empresas e funcionários estão adotando o modelo de trabalho à distância pela primeira vez, e isso não é tarefa simples.

 Felizmente, podemos contar com a ajuda da tecnologia.

Separamos aqui 05 ferramentas para um bom Home office. Desde o planejamento de suas atividades até a comunicação e a interação entre os membros da equipe de trabalho.

E, é claro, ferramentas com a possibilidade da utilização gratuita.

  1. Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas que pode ser utilizada não somente para fins profissionais, mas também para se organizar de modo geral.

É extremamente versátil e pode ser ajustada de acordo com suas necessidades. De maneira simples e prática, você organiza o fluxo de suas atividades e tarefas, seus planos, prioridades de estudo, etc.

É possível adicionar data de entrega, anexos, comentários, etiquetas, entre outras coisas, para cada projeto. Ele pode também ser integrado com outros aplicativos como o Google Suite.

Na versão gratuita, você pode criar 10 quadros compartilhados com a equipe e enviar arquivos de até 10MB cada.

  1. Google Suite

O Google Suite é uma plataforma que fornece versões profissionais de ferramentas como e-mail (Gmail), modelos para documentos, planilhas e apresentações, armazenamento de arquivos (Drive), calendário (Agenda), entre outras. Todas elas têm versões gratuitas.

O segredo está no compartilhamento. É possível compartilhar e editar em tempo real arquivos como tabelas, textos e apresentações em slides. Os documentos ficam armazenados na nuvem do próprio Google.

  1. Google Hangouts Meet

Também criado pelo Google, o Hangouts Meet é focado em videoconferências para equipes.

De maneira simples e prática você pode convidar qualquer membro da equipe para uma chamada, seja por meio de um link ou um aviso na agenda do próprio Google.

Sem a necessidade de instalar aplicativos ou extensões.

Além da possibilidade de gravar e armazenar suas reuniões no Drive (ferramenta para armazenamento de arquivos), esta é uma ferramenta com potencial para realizar chamadas com até 250 pessoas ou fazer transmissões ao vivo para 100 mil usuários.

  1. Workplace

Esta é uma ferramenta criada pelo Facebook que tem a função de conectar todos os funcionários da empresa. Através de recursos como a criação de grupos, chats, conferências e transmissões ao vivo.

Cerca de 30 mil organizações usam o Workplace atualmente.

Gratuitamente, você pode ter grupos de até 50 pessoas, comunicar com até 20 pessoas por ligação e ainda possui 5GB disponíveis para armazenamento de arquivos.

  1. Zoom

O Zoom Meetings é uma plataforma de videoconferências, ou melhor, uma empresa de serviços de conferência remota.

Muito utilizada no meio empresarial, ela é voltada para ambientes corporativos. Se destaca pela estabilidade da conexão em qualquer dispositivo.

É um aplicativo gratuito para Android e iPhone (iOS), com versão para computador, que pode ser instalada no PC com Windows ou no macOS.

Com ela, você pode realizar reuniões com muitos participantes e expectadores no modo webinar. Em sua versão gratuita, você pode fazer chamadas individuais ilimitadas, reuniões em grupo e ainda participar destas sem ter conta no Zoom e por chamada telefônica.

  1. CRM

O CRM é um potente aliado quando utilizado para realizar a gestão online de leads e atendimentos.

Além de manter centralizadas todas as informações em uma plataforma, você garante o acesso a tudo que está sendo realizado, podendo assim fazer todo o gerenciamento online. 

Com um bom CRM você visualiza:

-Agendamentos de visitas e ligações.

-Históricos e atividades registradas em cada um dos leads.

-Roleta de atendimento automática.

Entre diversas outras funcionalidades, que podem variar de solução para solução.

Agora você já sabe o essencial para uma boa gestão em regime de Home office. É hora de colocar em prática tudo isso!

Não deixe de conferir também os impactos do covid-19 no mercado imobiliário.

Sabe de outras skills que podem ajudar na gestão em Home office ou ainda tem alguma dúvida? Compartilhe com a gente nos comentários.

Bom trabalho.

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